Archivos y Gestión documental

Durante 2023, la Oficina de Transparencia y Archivo se fusionó al Departamento de Planeación, lo que permitió articular de mejor manera el entendimiento de la planeación, las métricas e indicadores, la documentación, la rendición de cuentas y la seguridad de la información.

Uno de los avances más sustantivos es la puesta al día con los instrumentos de control y consulta archivística. Desde la pandemia, se había generado un desfase; sin embargo, con el apoyo de todas las áreas operativas del IIJ, se analizaron e indexaron más de 7,000 expedientes de los años 2019 a 2023 para integrar los inventarios y guías de archivo documental correspondientes. Al momento, conforme al nuevo proceso de captación, se tiene al corriente la presentación de estos documentos con la entrega de los primeros 2 trimestres de 2024.

Simultáneamente, se dio inicio el análisis y estabilización de los documentos que se generaron antes de la implementación lineamientos de archivo. Este análisis es crucial para decidir si los documentos deben ser depurados o transferidos al archivo de concentración o histórico para su conservación.

Para llevar a cabo esta tarea, se implementa un programa de prácticas de verano con estudiantes de bachillerato y licenciatura de la UNAM. Esta iniciativa no solo nos permite depurar nuestros espacios de almacenamiento, sino también formar capacidades en los jóvenes, brindándoles una valiosa experiencia práctica en el manejo de archivos que es un área de conocimiento transversal.

Hasta el momento, se ha colaborado con los Departamentos de Personal, Contabilidad y Presupuesto, así como el de Posgrado.

Con el apoyo de del Departamento de Personal se han revisado y organizado 29 cajas (aproximadamente 15 metros lineales). Junto con el Departamento de Posgrado, se realizó un diagnóstico archivístico de los procesos relacionados con la gestión documental y la conservación de la información. De igual manera, se avanzó en la identificación de expedientes y la estabilización de los correspondientes a los años 2018, 2019, 2022 y 2023.

Cantidad de cajas intervenidas